Fortalecimiento de la Gestión Documental: Resultados y Mejora Continua

Bogotá, D. C., 5 de abril de 2026.

Jaime Chararí
Referente de Control de Documentos
Oficina de Calidad

En respuesta al Estándar 159 (MCC4) la Subred Sur Occidente realizó durante los dos primeros meses del año, avances significativos en la gestión documental y en la atención de solicitudes relacionadas con el aplicativo Almera. Durante este periodo, los requerimientos fueron canalizados a través de la Mesa de Ayuda, mediante la apertura de tickets y el uso del correo electrónico institucional, lo que permitió una organización más eficiente y un seguimiento oportuno de cada caso.

Como resultado de este proceso, se logró la normalización de 351 documentos, entre actualizaciones y nuevas versiones, fortaleciendo la calidad, disponibilidad y estandarización de la información institucional. También, se alcanzó un tiempo de respuesta acumulado de 20,88 horas en la atención de solicitudes durante los dos primeros meses del año, reflejando el compromiso con la eficiencia operativa y la mejora continua en los procesos de soporte.

En el componente de gestión de calidad, se cuenta en la actualidad con 150 documentos actualizados y 201 documentos normalizados en el aplicativo Almera, organizados por subprocesos. Esta gestión se estructura en líneas como Control de la Producción de Documentos, Humanización del Servicio, Auditoría de Mejora Continua, Sistema Único de Acreditación y Sistema Único de Habilitación, cada una con sus respectivos tipos documentales (formatos, guías, instructivos, manuales, procedimientos, programas y protocolos), lo que permite una organización clara y estandarizada de la información.

Asimismo, se cuenta con estructuras definidas para la elaboración de cada tipo de documento —como manuales, planes, guías, procedimientos, protocolos e instructivos— incluyendo formatos específicos como el consentimiento informado, lo que garantiza uniformidad, calidad y cumplimiento de los lineamientos institucionales. Esta organización evidencia el estado actual de la documentación y su alineación con los estándares establecidos.

Se recuerda que, para futuras actualizaciones documentales, es indispensable descargar desde Almera las estructuras institucionales vigentes y utilizarlas en la elaboración o modificación de los documentos.

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